ใบความรู้ที่ 7 ขั้นตอนการพัฒนาระบบ

                                                      ขั้นตอนการพัฒนาระบบ

ขั้นตอนที่ 1 การกำหนดปัญหา

               โดยปกติองค์กรใดๆ ที่ต้องการพัฒนาระบบหรือสร้างระบบใหม่ขึ้นมาใช้งานนั้น องค์กรนั้นอาจกำลังประสบกับปัญหาบางประการในการทำงาน เช่น การจัดการเกี่ยวกับเอกสารต่างๆ ไม่เป็นระบบระเบียบ ทำให้ยากต่อการนำมาใช้งาน การตรวจสอบสินค้าคงเหลือยุ่งยาก การจัดทำรายงานต่าง ๆ ทำได้ยากและล่าช้า ซึ่งบางครั้งเกิดความผิดพลาดในการจัดทำรายงาน เป็นต้น หรือบางองค์กรอาจต้องปรับปรุงระบบการทำงานให้มีประสิทธิภาพและทันสมัยมากยิ่งขึ้น ดังนั้นสิ่งแรกที่นักวิเคราะห์ระบบควรทำ คือ

1. การศีกษาถึงปัญหาขององค์กร

2. การศึกษาถึงความต้องการขององค์กร

การกำหนดปัญหาและความต้องการของระบบ จะเป็นข้อมูลให้นักวิเคราะห์ระบบสามารถกำหนดทิศทางหรือแนวทางในการพัฒนาระบบใหม่ รวมถึง การกำหนดเป้าหมายในการพัฒนาระบบ
จากนั้นนักวิเคราะห์ระบบจะต้องศึกษากิจกรรมการทำงานต่าง ๆ ของระบบว่ากิจกรรมใดเปลี่ยนแปลงได้ กิจกรรมใดเปลี่ยนแปลงไม่ได้ รวมถึงกฎระเบียบและเงื่อนไขการทำงานต่าง ๆ ขององค์กร เพื่อกำหนดขอบเขตการทำงาน

ตัวอย่างการกำหนดปัญหา
1. ลูกค้ามีจำนวนมาก ทำให้การบริการลูกค้าล่าช้า
2. เกิดข้อผิดพลาดในการขายสินค้า
3. สินค้ามีจำนวนมาก ทำให้การตรวจสอบสินค้าคงเหลือลำบากและยุ่งยาก
4. การสั่งซื้อสินค้ายุ่งยากและซับซ้อน เนื่องจากต้องตรวจสอบเอกสารจำนวนมาก
5. การทำรายงานสรุปกำไร/ขาดทุน ทำได้ยาก เนื่องจากต้องตรวจสอบเอกสารจำนวนมาก
ตัวอย่างการกำหนดวัตถุประสงค์

หลังจากศึกษาถึงปัญหาและกำหนดปัญหาเรียบร้อยแล้ว นักวิเคราะห์ระบบจะต้องกำหนดวัตถุประสงค์ของการพัฒนาระบบใหม่ ทั้งนี้การกำหนดวัตถุประสงค์จะได้จากการกำหนดปัยหาและการศึกษาความต้องการของระบบ ยกตัวอย่างเช่น

ตัวอย่างการกำหนดขอบเขต

การพัฒนาระบบฐานข้อมูลร้าน........................(ชื่อร้าน)....................พัฒนาขึ้นเพื่อใช้งาน

ในร้าน..............................(ชื่อร้าน)...................................ซึ่งใช้จัดการงานด้านต่าง ๆ ดังนี้

1. การขายสินค้า

2. การสั่งซื้อสินค้า

3. การตรวจสอบสินค้า

4. การสรุปรายงานกำไร / ขาดทุน

5. สรุปรายงานสินค้าขายดี

6. สรุปรายงานสินค้าคงเหลือ

ขั้นตอนที่ 2 การศึกษาความเป็นไปได้ (Feasibility Study)

การศึกษาความเป็นไปได้ เป็นการศึกษาถึงแนวทางความเป็นไปได้ที่จะพัฒนาระบบใหม่ขึ้นมาใช้งาน โดยการศึกษาความเป็นไปได้นั้นจะทำให้สามารถได้บทสรุปของการพัฒนาระบบ ซึ่งนักวิเคราะห์จะต้องศึกษาความเป็นไปได้จาก 3 ข้อดังนี้

1. ความเป็นไปได้ด้านเทคนิค (Technically Feasibility)

2. ความเป็นไปได้ด้านการปฏิบัติ (Operational Feasibility)

3. ความเป็นไปได้ด้านเศรษฐกิจ (Economic Feasibility)

1. ความเป็นไปได้ด้านเทคนิค (Technically Feasibility)

การศึกษาความเป็นไปได้ทางด้านเทคนิค คือ การวิเคราะห์ความเสี่ยงด้านเทคนิคเพื่อให้ทราบว่าสามารถพัฒนาระบบใหม่ได้หรือไม่ โดยจะต้องวิเคราะห์ความรู้ความสามารถของทีมงานด้วยว่ามีความรู้ความชำนาญหรือความเชี่ยวชาญพอที่จะแนะนำเทคนิคและเทคโนโลยีมาใช้ในการพัฒนาระบบใหม่หรือไม่ ทั้งนี้นักวิเคราะห์ระบบจะต้องสำรวจอุปกรณ์ภายในองค์กรว่ามีอะไรบ้าง เช่น คอมพิวเตอร์ ระบบเครือข่าย เครื่องพิมพ์ อุปกรณ์ต่อพ่วงต่าง ๆ รวมไปถึงซอฟต์แวร์ที่ใช้ ถ้าเทคโนโลยีที่มีไม่สามารถรองรับการทำงานของระบบใหม่ได้ จะต้องจัดหาอุปกรณ์ใหม่ โดยนักวิเคราะห์จะต้องจัดหาอุปกรณ์ที่สามารถรองรับเทคโนโลยีและการขยายตัวขององค์กรในอนาคตได้ รวมถึงต้องคำนึงถึงประสิทธิภาพการทำงานของอุปกรณ์ทางด้านฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ด้วยว่าสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพหรือไม่

2. ความเป็นไปได้ด้านการปฏิบัติ (Operational Feasibility)

ความเป็นไปไ้ด้านการปฏิบัติ ควรคำนึงถึงผู้ใช้ระบบ ว่ามีความสามารถใช้งานระบบใหม่ได้หรือไม่และมีความพึงพอใจแค่ไหน ยกตัวอย่างเช่น

• ผู้ใช้ทราบถึงจุดประสงค์ในการพัฒนาระบบใหม่หรือไม่ และผู้ใช้สนับสนุนการสร้างระบบใหม่หรือไม่ อย่างไร
• ผู้ใช้สามารถใช้งานระบบใหม่ได้หรือไม่ อย่างไร
• จะต้องเตรียมอะไรบ้างในการฝึกอบรมการใช้งานให้กับผู้ใช้ระบบ เป็นต้น

3. ความเป็นไปได้ด้านเศรษฐกิจ (Economic Feasibility)
ความเป็นไปได้ด้านเศรษฐกิจ เป็นการคิดคำนวณเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายที่จะใช้ในการพัฒนาระบบใหม่ขึ้นมาใช้งาน ว่าจะต้องใช้เงินเท่าไหร่ และจะคุ้มค่ากับการลงทุนหรือไม่ ซึ่งคิดจากผลประโยชน์ที่จะได้รับที่เป็นตัวเงินและไม่เป็นตัวเงินหลังจากที่นำระบบใหม่เข้ามาใช้งาน หลังจากที่ทราบถึงความเป็นไปได้ในการพัฒนาระบบใหม่ขึ้นมาใช้งานแล้ว นักวิเคราะห์ระบบจะต้องจัดทำรายงานเสนอต่อผู้บริหาร เพื่อให้ผู้บริหารพิจารณาตัดสินใจว่าจะหยุดหรือจะดำเนินการพัฒนาระบบใหม่ต่อไป

รูปแบบการจัดทำรายงานเสนอผู้บริหาร

หลังจากที่นักวิเคราะห์ระบบกำหนดปัญหาและศึกษาความเป็นไปได้เรียบร้อยแล้ว จะต้องจัดทำรายงานเสนอต่อผู้บริหาร เพื่อให้ผู้บริหารตัดสินใจว่าจะพัฒนาระบบต่อไปหรือไม่ ซึ่งรูปแบบรายงานจะขึ้นอยู่กับหน่วยงานว่าจะใช้รูปแบบใด ยกตัวอย่างเช่น

1. ปก

2. สารบัญ

3.สาระสำคัญ (สรุปเกี่ยวกับโครงการว่ามีแนวทางการทำงานอย่างไร)

4. หลักการและเหตุผล

5. วัตถุประสงค์

6. ปัยหาหรือประโยชน์ที่เป็นเหตุผลให้ควรพัฒนาระบบ

7. รายละเอียดของการพัฒนาระบบ

7.1 เทคนิคหรือเทคโนโลยีที่ใช้ (โปรแกรมต่าง ๆ ที่ใช้ในการพัฒนาระบบ)

7.2 เครื่องมือที่ใช้ในการพัฒนาระบบ (อุปกรณ์ต่าง ๆ ที่ใช้ในการพัฒนาระบบ)

7.3 ขอบเขตและข้อจำกัดของการพัฒนาโปรแกรม

8. ภาคผนวก

ขั้นตอนที่ 3 การวิเคราะห์ระบบ

การวิเคราะห์ระบบ (System analysis) เป็นการศึกษาระบบการทำงานขององค์กร ว่าระบบทำงานอะไร ทำเมื่อไหร่ ทำอย่างไร และได้ผลลัพธ์อะไรจากการทำงานแต่ละขั้นตอน รวมถึงศึกษาปัญหาที่ได้จากขั้นตอนที่ 1 ของระบบอย่างละเอียด ซึ่งการศึกษาระบบอาจใช้วิธีที่หลากหลาย เช่น

การสัมภาษณ์ การสังเกตการณ์การทำงาน การใช้แบบสอบถาม รวมถึงการศึกษาจากเอกสารการทำงานต่าง ๆ ทั้งนี้เพื่อให้ทราบรายละเอียดการทำงานของระบบทั้งหมด

จากการศึกษาข้างต้นทำให้นักวิเคราะห์ระบบทราบเป้าหมายหรือจุดประสงค์ของการสร้างระบบใหม่ ซึ่งเป้าหมายหรือจุดประสงค์ดังกล่าวจะได้จากปัญหาที่ศึกษาข้างต้นรวมถึงความต้องการของผู้ใช้ระบบ กล่าวคือสาเหตุที่สร้างระบบใหม่นั้น เพื่อแก้ไขปัญหาการทำงานของระบบเดิมและเพื่อตอบสนองความต้องการของผู้ใช้นั่นเอง ทั้งนี้นักวิเคราะห์ระบบจะต้องกำหนดขอบเขตของระบบใหม่ที่สร้างว่าจะสร้างระบบควบคุมการทำงานส่วนไนบ้าง ส่วนไหนต้องใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ ส่วนไหนต้องใช้คน ซึ่งในขั้นตอนการวิเคราะห์ระบบนี้นักวิเคราะห์ระบบจะจำลองกระบวนการทำงานของระบบใหม่ด้วยเครื่องมือ Data Flow Diagram : DFD ในการจำลองกระบวนการทำงานและใช้เครื่องมือ Entity Relationship Diagram : ERD ในการสร้างแบบจำลองข้อมูล เป็นต้น

ขั้นตอนที่ 4 การออกแบบระบบ
การออกแบบระบบ หมายถึง การนำข้อมูลจากการวิเคราะห์ตามขั้นตอนที่ 3 มาคิดแนวทางการสร้างระบบใหม่ ว่าจะสร้างอย่างไร คือ การออกแบบจอภาพเพื่อปฏิสัมพันธ์กับผู้ใช้ (User Interface) การออกแบบรายงาน (Output Design) และการออกแบบฐานข้อมูล เป็นต้น นอกจากนี้การออกแบบยังรวมไปถึง การกำหนด อุปกรณ์ฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ และเครือข่าย ที่จะใช้ในระบบใหม่ ซึ่งสามารถสรุปการออกแบบได้ดังนี้

1. การใช้อุปกรณ์ฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ เครือข่าย และอุปกรณ์อื่น ๆ ที่ต้องใช้ในระบบใหม่
2. การออกแบบข้อมูลนำเข้า (Input Design)
3. การออกแบบรายงานหรือผลลัพธ์ (Output Design)
            4. การออกแบบหน้าต่างการโต้ตอบกับผู้ใช้ (User Interface Design)
            5. การออกแบบฐานข้อมูล (Database Design)

            ขั้นตอนที่ 5 การพัฒนาระบบ
            การสร้างระบบหรือการพัฒนาระบบ คือ การเขียนโปรแกรมควบคุมการทำงานของเครื่องคอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์ใด ๆ เพื่อสั่งงานให้อุปกรณ์นั้น ๆ ทำงานตามที่ต้องการ ซึ่งดปรแกรมเมอร์จะเขียนโปรแกรมตามที่นักวิเคราะห์ระบบออกแบบไว้ หลังจากที่เขียนโปรแกรมเรียบร้อยแล้วจะต้องทดสอบโปรแกรมตามกระบวนการทำงานของระบบทั้งหมด ได้แก่ การใช้งานระบบการนำเข้าข้อมูล การแสดงผล ในการทดสอบนั้นต้องทำการทดสอบโดยการใช้ข้อมูลจริงที่ได้เตรียมไว้ ซึงจะทำให้ทราบว่าระบบสามารถทำงานได้ตรงตามความต้องการของผู้ใช้หรือไม่ หากระบบทำงานได้ดีแล้วผู้พัฒนาระบบจะต้องจัดทำคู่มือการใช้งานระบบและทำการติดตั้งระบบให้ผู้ใช้ได้ใช้งานจริงหลังจากนั้นจะเป็นการประเมินระบบจากผู้ใช้ว่าะบบสามารถทำงานได้ตรงตามความต้องการของผู้ใช้หรือไม่ หากยังไม่เป็นที่พึงพอใจของผู้ใช้ ผู้พัฒนาระบบจะต้องทำการปรับปรุงแก้ไขจนสามารถตอบสนองความต้องการของผู้ใช้

           ขั้นตอนที่ 6 การติดตั้งระบบ
           การติดตั้งระบบ เป็นการนำโปรแกรมที่พัฒนาขึ้นจากขั้นตอนที่ 5 มาติดตั้งในองค์กร เพื่อใช้งานจริง ทั้งนี้ในการใช้งานระบบใหม่ควรใช้ควบคู่ไปกับระบบการทำงานเดิมก่อน เพื่อป้องกันการผิดพลาดจากการทำงาน เพราะถึงแม้ว่าระบบหรือโปรแกรมที่พัฒนาขึ้นได้ผ่านการทดสอบแล้ว แต่ก็ไม่ได้หมายความว่าจะไม่มีข้อผิดพลาด ทั้งนี้ควรทดลองใช้โปรแกรมที่พัฒนาขึ้นควบคู่กับระบบการทำงานเดิมจนกว่าจะมั่นใจว่าระบบที่พัฒนาขึ้นไม่มีข้อผิดพลาดใด ๆ แล้ว

           ขั้นตอนที่ 7 การบำรุงรักษาระบบ
           การบำรุงรักษาระบบ คือ การดูแลบำรุงรักษาให้ระบบสามารถใช้งานได้นานที่สุด โดยจะต้องดูแลรักษาเครื่องคอมพิวเตอร์ โปรแกรมและอุปกรณ์ต่อพ่วงต่าง ๆ ที่ใช้ในระบบ ให้สามารถใช้งานได้ปกติ และถ้าในอนาคตเทคโนโลยีต่าง ๆ ได้เปลี่ยนแปลงไป ก็จะต้องสามารถปรับเปลี่ยนแก้ไขโปรแกรมหรือส่วนบกพร่องต่าง ๆ ให้สามารถรับความเปลี่ยนแปลงของเทคโนโลยีในอนาคตได้ ขั้นตอนนี้จึงถือเป็นขั้นตอนที่ใช้ระยะเวลายาวนานที่สุด