ใบความรู้ที่ 9 คำอธิบายการประมวลผล (Process Description)

แนวคิด

         การอธิบายการประมวลผลการทำงานของแผนภาพกระแสข้อมูล (Data Flow Diagram : DFD) แบ่งออกเป็น 2 แบบ คือ แบบภาษาธรรมชาติ(Natural Language specification) และแบบภาษาสคริปต์ (Scripting) แบ่งออกเป็น 3 ภาษา คือ  Structured english Logic, Decision Table และ Decision Tree ภาษา Structured English Logic จะช่วยในการอธิบายการทำงานแบบดครงสร้างภาษา ทั้งนี้ลักษณะการทำงานของ Structured English Logic จะคล้ายกับอัลกอริทึม และใช้เครื่องมือ Decision Table และ Becision Tree ในการอธิบายการทำงานแบบมีเงื่อนไขการตัดสินใจ เพื่อเพิ่มความเข้าใจในหลักการทำงานมากขึ้น

สาระการเรียนรู้

    1. การอธิบายโดยภาษาธรรมชาติ

    2. ความหมายของ Structured English Logic

    3. ความหมายของสัญลักษณ์ Decision Tree

    4. ความหมายของ Decision Table

ผลการเรียนรู้ที่คาดหวัง

     1. สามารถอธิบายการทำงานในรูปแบบภาษาธรรมชาติได้

     2. สามารถบอกความหมายของ  Structured English Logic ได้

     3. สามารถบอกความหมายได้ Decision Tree ได้

     4. สามารถบอกความหมายของ Decision Table ได้

         การอธิบายโดยธรรมชาติ

         การอธิบายการทำงานของ DFD แต่ละระดับ จะช่วยให้เข้าใจกระบวนการทำงานของระบบมากยิ่งขึ้น ซึ่งการอธิบายกระประมาวลผล การทำงานนั้นสามารถทำได้ 2 รูปแบบ คือ รูปแบบภาษาธรรมชาติ และรูปแบบภาษาสคริปต์ ซึ่งรูปแบบภาษาธรรมชาติเหมาะกับการอธิบาย  DFD level 1 ส่วนภาษาคริปต์เหมาะกับการอธิบาย DFD level 2 ซึ่งจะเป็นการอธิบายในรูปแบบของอังกอริทึมและการตรวจสอบเงื่อนไขเป็นต้น

         คำอธิบายการประมวลผล ( Process Description )

         จากการเขียนแผนภาพกระแสข้อมูลตามบทที่ 3 จะสังเกตเห็นว่าเป็นการยากที่จะเข้าใจกระบวนการทำงานของระบบ เนื่องจากทราบเฉพาะหลักการทำงานของระบบตามจินตนาการ ดังนั้นเพื่อให้เข้าใจกระบวนการทำงานของระบบจึงจำเป็นต้น มีการอธิบายการทำงานของแต่ละ  Process มีว่าหลักการทำงานอย่างไร ซึ่งสามารถอธิบายได้ ทั้งแบบภาษาธรรมชาติและภาษาสคริปต์

         ภาษาธรรมชาติ ( Natural Language secification )

         การอธิบายด้วยภาษาธรรมชาติ จะเป็นการอธิบายด้วยภาษาระดับสูง คือเป็นภาษาที่ใกล้เคียงกับมนุษย์มากที่สุด โดยจะแบ่งกันทำงานออกเป็นส่วน จากนั้นจะอธิบายเป็นข้อความเพื่อให้เข้าใจการทำงานของProcess นั้น ยกตัวอย่างเช่น  

แสดงแผนภาพกระแสข้อมูลระดับ 1  DFD level 1 ของร้านขายสินค้ารักไทยตามหน่วยที่ 3

แสดงแผนภาพกระแสข้อมูลระดับ 2 DFD level 2 ของร้านขายสินค้ารักไทยตามหน่วยที่ 3

ใบความรู้ที่ 8 ความหมายของแผนภาพกระแสข้อมูล

           แผนภาพกระแสข้อมูล (Data Flow Diagram) เป็นแผนภาพที่ใช้จำลองกระบวนการทำงานของระบบที่จะพัฒนาขึ้นใหม่ (การทำงานในระบบใหม่ ประกอบด้วยผู้ใช้ระบบหรือผู้ปฏิบัติ อุปกรณ์คอมพิวเตอร์และโปรแกรมที่ใช้ในการประมวลผลเพื่อให้ได้สารสนเทศที่ต้องการ)  โดยแผนภาพกระแสข้อมูลจะแสดงภาพรวมการทำงานของระบบใหม่ ซึ่งจะแสดงความสัมพันธ์ระหว่างหน่วยงานภายนอกหรือสิ่งที่อยู่นอกระบบ (External Entity)  เช่นลูกค้า ผู้จำหน่าย พนักงาน ผู้บริหาร การประมวลผล (Processes) และข้อมูล (Data) ที่เกี่ยวข้องกันเพื่อให้ทราบว่า
           1. ระบบมีการทำงานอย่างไร
           2. ระบบติดต่อกับหน่วยงานภายนอกใดบ้าง
           3. ข้อมูลมาจากกระบวนการใด และต้องเก็บข้อมูลไว้ที่ใด
           4. ระบบจะต้องประมวลผลข้อมูลอะไรบ้าง เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ตามที่ต้องการ


           สัญลักษณ์ของแผนภาพกระแสข้อมูล

           สัญลักษณ์ที่ใช้ในแผนภาพกระแสข้อมูลมี 2 แบบคือ แบบ Gane & SArson และแบบ
Yourdon  /Demarco ตามตัวอย่างดังรูป

      ความหมายของสัญลักษณ์ที่ใช้ในแผนภาพกระแสข้อมูล

ในหนังสือเล่มนี้จะใช้สัญลักษณ์แผนภาพตามกระแสข้อมูลแบบ Gane & Sarson ซึ่งสัญลักษณ์ต่าง ๆ มีความหมายหรือมีหน้าที่การทำงาน ดังนี้

                                     

    ตัวอย่างการใช้งานสัญลักษณ์แผนภาพกระแสข้อมูล

         รายละเอียด

       แผนภาพกระแสข้อมูลตามตัวอย่างเบื้องต้น เป็นเพียงส่วนหนึ่งของระบบเท่านั้น ซึ่งจะแสดงเฉพาะการประมวลผลการขายสินค้า เพื่อเป็นกรณีศึกษาสำหรับการเขียนแผนภาพกระแสข้อมูล (Data Diagram) ซึ่งมีรายละเอียดดังนี้

         1. กรณีดังรูปจะเห็นว่าหัวลูกศรชี้ไปที่การประมวลผลการขายสินค้า หมายถึง หน่วยงานภายนอก หรือสิ่งที่อยู่นอกระบบได้ส่งข้อมูลไปที่การประมวลผลการขายสินค้า

                     จากแผนภาพ จะเห็นว่า ลูกค้า (External Entity) ได้ส่งเงินสดให้กับระบบการประมวลผลการขายสินค้า (Process) เพื่อซื้อสินค้า

         2. กรณีดังรูปจะเห็นว่าหัวลูกศรชี้ไปที่หน่วยงานภายนอก หมายถึง ระบบได้ติดต่อสื่อสารหรือส่งเอกสารบางอย่างที่ได้จากการประมวลผลให้กับหน่วยงานภายนอก จากตัวอย่างจะเห้นว่าระบบส่งสินค้าพร้อมกับใบเสร็จให้กับลูกค้า

3.การณีหัวลูกศรชี้จากแหล่งเก็บข้อมูลมาที่การประมวลผลการขายสินค้า หมายถึงในการประมวลผลการขายสินค้านั้น จะดึงหรือเรียกใช้ข้อมูลจากแหล่งเก็บข้อมูลสินค้าขึ้นมาประมวลผลใดๆ เพื่อขายสินค้า

4.กรณีหัวลูกศรชี้จากการประมวลผลการขายสินค้าไปที่แหล่งเก็บข้อมูล หมายถึง การเก็บข้อมูลที่ได้จากการประมวลผลไปไว้ที่แหล่งเก็บข้อมูลการขายสินค้า

ใบความรู้ที่ 7 ขั้นตอนการพัฒนาระบบ

                                                      ขั้นตอนการพัฒนาระบบ

ขั้นตอนที่ 1 การกำหนดปัญหา

               โดยปกติองค์กรใดๆ ที่ต้องการพัฒนาระบบหรือสร้างระบบใหม่ขึ้นมาใช้งานนั้น องค์กรนั้นอาจกำลังประสบกับปัญหาบางประการในการทำงาน เช่น การจัดการเกี่ยวกับเอกสารต่างๆ ไม่เป็นระบบระเบียบ ทำให้ยากต่อการนำมาใช้งาน การตรวจสอบสินค้าคงเหลือยุ่งยาก การจัดทำรายงานต่าง ๆ ทำได้ยากและล่าช้า ซึ่งบางครั้งเกิดความผิดพลาดในการจัดทำรายงาน เป็นต้น หรือบางองค์กรอาจต้องปรับปรุงระบบการทำงานให้มีประสิทธิภาพและทันสมัยมากยิ่งขึ้น ดังนั้นสิ่งแรกที่นักวิเคราะห์ระบบควรทำ คือ

1. การศีกษาถึงปัญหาขององค์กร

2. การศึกษาถึงความต้องการขององค์กร

การกำหนดปัญหาและความต้องการของระบบ จะเป็นข้อมูลให้นักวิเคราะห์ระบบสามารถกำหนดทิศทางหรือแนวทางในการพัฒนาระบบใหม่ รวมถึง การกำหนดเป้าหมายในการพัฒนาระบบ
จากนั้นนักวิเคราะห์ระบบจะต้องศึกษากิจกรรมการทำงานต่าง ๆ ของระบบว่ากิจกรรมใดเปลี่ยนแปลงได้ กิจกรรมใดเปลี่ยนแปลงไม่ได้ รวมถึงกฎระเบียบและเงื่อนไขการทำงานต่าง ๆ ขององค์กร เพื่อกำหนดขอบเขตการทำงาน

ตัวอย่างการกำหนดปัญหา
1. ลูกค้ามีจำนวนมาก ทำให้การบริการลูกค้าล่าช้า
2. เกิดข้อผิดพลาดในการขายสินค้า
3. สินค้ามีจำนวนมาก ทำให้การตรวจสอบสินค้าคงเหลือลำบากและยุ่งยาก
4. การสั่งซื้อสินค้ายุ่งยากและซับซ้อน เนื่องจากต้องตรวจสอบเอกสารจำนวนมาก
5. การทำรายงานสรุปกำไร/ขาดทุน ทำได้ยาก เนื่องจากต้องตรวจสอบเอกสารจำนวนมาก
ตัวอย่างการกำหนดวัตถุประสงค์

หลังจากศึกษาถึงปัญหาและกำหนดปัญหาเรียบร้อยแล้ว นักวิเคราะห์ระบบจะต้องกำหนดวัตถุประสงค์ของการพัฒนาระบบใหม่ ทั้งนี้การกำหนดวัตถุประสงค์จะได้จากการกำหนดปัยหาและการศึกษาความต้องการของระบบ ยกตัวอย่างเช่น

ตัวอย่างการกำหนดขอบเขต

การพัฒนาระบบฐานข้อมูลร้าน........................(ชื่อร้าน)....................พัฒนาขึ้นเพื่อใช้งาน

ในร้าน..............................(ชื่อร้าน)...................................ซึ่งใช้จัดการงานด้านต่าง ๆ ดังนี้

1. การขายสินค้า

2. การสั่งซื้อสินค้า

3. การตรวจสอบสินค้า

4. การสรุปรายงานกำไร / ขาดทุน

5. สรุปรายงานสินค้าขายดี

6. สรุปรายงานสินค้าคงเหลือ

ขั้นตอนที่ 2 การศึกษาความเป็นไปได้ (Feasibility Study)

การศึกษาความเป็นไปได้ เป็นการศึกษาถึงแนวทางความเป็นไปได้ที่จะพัฒนาระบบใหม่ขึ้นมาใช้งาน โดยการศึกษาความเป็นไปได้นั้นจะทำให้สามารถได้บทสรุปของการพัฒนาระบบ ซึ่งนักวิเคราะห์จะต้องศึกษาความเป็นไปได้จาก 3 ข้อดังนี้

1. ความเป็นไปได้ด้านเทคนิค (Technically Feasibility)

2. ความเป็นไปได้ด้านการปฏิบัติ (Operational Feasibility)

3. ความเป็นไปได้ด้านเศรษฐกิจ (Economic Feasibility)

1. ความเป็นไปได้ด้านเทคนิค (Technically Feasibility)

การศึกษาความเป็นไปได้ทางด้านเทคนิค คือ การวิเคราะห์ความเสี่ยงด้านเทคนิคเพื่อให้ทราบว่าสามารถพัฒนาระบบใหม่ได้หรือไม่ โดยจะต้องวิเคราะห์ความรู้ความสามารถของทีมงานด้วยว่ามีความรู้ความชำนาญหรือความเชี่ยวชาญพอที่จะแนะนำเทคนิคและเทคโนโลยีมาใช้ในการพัฒนาระบบใหม่หรือไม่ ทั้งนี้นักวิเคราะห์ระบบจะต้องสำรวจอุปกรณ์ภายในองค์กรว่ามีอะไรบ้าง เช่น คอมพิวเตอร์ ระบบเครือข่าย เครื่องพิมพ์ อุปกรณ์ต่อพ่วงต่าง ๆ รวมไปถึงซอฟต์แวร์ที่ใช้ ถ้าเทคโนโลยีที่มีไม่สามารถรองรับการทำงานของระบบใหม่ได้ จะต้องจัดหาอุปกรณ์ใหม่ โดยนักวิเคราะห์จะต้องจัดหาอุปกรณ์ที่สามารถรองรับเทคโนโลยีและการขยายตัวขององค์กรในอนาคตได้ รวมถึงต้องคำนึงถึงประสิทธิภาพการทำงานของอุปกรณ์ทางด้านฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ด้วยว่าสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพหรือไม่

2. ความเป็นไปได้ด้านการปฏิบัติ (Operational Feasibility)

ความเป็นไปไ้ด้านการปฏิบัติ ควรคำนึงถึงผู้ใช้ระบบ ว่ามีความสามารถใช้งานระบบใหม่ได้หรือไม่และมีความพึงพอใจแค่ไหน ยกตัวอย่างเช่น

• ผู้ใช้ทราบถึงจุดประสงค์ในการพัฒนาระบบใหม่หรือไม่ และผู้ใช้สนับสนุนการสร้างระบบใหม่หรือไม่ อย่างไร
• ผู้ใช้สามารถใช้งานระบบใหม่ได้หรือไม่ อย่างไร
• จะต้องเตรียมอะไรบ้างในการฝึกอบรมการใช้งานให้กับผู้ใช้ระบบ เป็นต้น

3. ความเป็นไปได้ด้านเศรษฐกิจ (Economic Feasibility)
ความเป็นไปได้ด้านเศรษฐกิจ เป็นการคิดคำนวณเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายที่จะใช้ในการพัฒนาระบบใหม่ขึ้นมาใช้งาน ว่าจะต้องใช้เงินเท่าไหร่ และจะคุ้มค่ากับการลงทุนหรือไม่ ซึ่งคิดจากผลประโยชน์ที่จะได้รับที่เป็นตัวเงินและไม่เป็นตัวเงินหลังจากที่นำระบบใหม่เข้ามาใช้งาน หลังจากที่ทราบถึงความเป็นไปได้ในการพัฒนาระบบใหม่ขึ้นมาใช้งานแล้ว นักวิเคราะห์ระบบจะต้องจัดทำรายงานเสนอต่อผู้บริหาร เพื่อให้ผู้บริหารพิจารณาตัดสินใจว่าจะหยุดหรือจะดำเนินการพัฒนาระบบใหม่ต่อไป

รูปแบบการจัดทำรายงานเสนอผู้บริหาร

หลังจากที่นักวิเคราะห์ระบบกำหนดปัญหาและศึกษาความเป็นไปได้เรียบร้อยแล้ว จะต้องจัดทำรายงานเสนอต่อผู้บริหาร เพื่อให้ผู้บริหารตัดสินใจว่าจะพัฒนาระบบต่อไปหรือไม่ ซึ่งรูปแบบรายงานจะขึ้นอยู่กับหน่วยงานว่าจะใช้รูปแบบใด ยกตัวอย่างเช่น

1. ปก

2. สารบัญ

3.สาระสำคัญ (สรุปเกี่ยวกับโครงการว่ามีแนวทางการทำงานอย่างไร)

4. หลักการและเหตุผล

5. วัตถุประสงค์

6. ปัยหาหรือประโยชน์ที่เป็นเหตุผลให้ควรพัฒนาระบบ

7. รายละเอียดของการพัฒนาระบบ

7.1 เทคนิคหรือเทคโนโลยีที่ใช้ (โปรแกรมต่าง ๆ ที่ใช้ในการพัฒนาระบบ)

7.2 เครื่องมือที่ใช้ในการพัฒนาระบบ (อุปกรณ์ต่าง ๆ ที่ใช้ในการพัฒนาระบบ)

7.3 ขอบเขตและข้อจำกัดของการพัฒนาโปรแกรม

8. ภาคผนวก

ขั้นตอนที่ 3 การวิเคราะห์ระบบ

การวิเคราะห์ระบบ (System analysis) เป็นการศึกษาระบบการทำงานขององค์กร ว่าระบบทำงานอะไร ทำเมื่อไหร่ ทำอย่างไร และได้ผลลัพธ์อะไรจากการทำงานแต่ละขั้นตอน รวมถึงศึกษาปัญหาที่ได้จากขั้นตอนที่ 1 ของระบบอย่างละเอียด ซึ่งการศึกษาระบบอาจใช้วิธีที่หลากหลาย เช่น

การสัมภาษณ์ การสังเกตการณ์การทำงาน การใช้แบบสอบถาม รวมถึงการศึกษาจากเอกสารการทำงานต่าง ๆ ทั้งนี้เพื่อให้ทราบรายละเอียดการทำงานของระบบทั้งหมด

จากการศึกษาข้างต้นทำให้นักวิเคราะห์ระบบทราบเป้าหมายหรือจุดประสงค์ของการสร้างระบบใหม่ ซึ่งเป้าหมายหรือจุดประสงค์ดังกล่าวจะได้จากปัญหาที่ศึกษาข้างต้นรวมถึงความต้องการของผู้ใช้ระบบ กล่าวคือสาเหตุที่สร้างระบบใหม่นั้น เพื่อแก้ไขปัญหาการทำงานของระบบเดิมและเพื่อตอบสนองความต้องการของผู้ใช้นั่นเอง ทั้งนี้นักวิเคราะห์ระบบจะต้องกำหนดขอบเขตของระบบใหม่ที่สร้างว่าจะสร้างระบบควบคุมการทำงานส่วนไนบ้าง ส่วนไหนต้องใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ ส่วนไหนต้องใช้คน ซึ่งในขั้นตอนการวิเคราะห์ระบบนี้นักวิเคราะห์ระบบจะจำลองกระบวนการทำงานของระบบใหม่ด้วยเครื่องมือ Data Flow Diagram : DFD ในการจำลองกระบวนการทำงานและใช้เครื่องมือ Entity Relationship Diagram : ERD ในการสร้างแบบจำลองข้อมูล เป็นต้น

ขั้นตอนที่ 4 การออกแบบระบบ
การออกแบบระบบ หมายถึง การนำข้อมูลจากการวิเคราะห์ตามขั้นตอนที่ 3 มาคิดแนวทางการสร้างระบบใหม่ ว่าจะสร้างอย่างไร คือ การออกแบบจอภาพเพื่อปฏิสัมพันธ์กับผู้ใช้ (User Interface) การออกแบบรายงาน (Output Design) และการออกแบบฐานข้อมูล เป็นต้น นอกจากนี้การออกแบบยังรวมไปถึง การกำหนด อุปกรณ์ฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ และเครือข่าย ที่จะใช้ในระบบใหม่ ซึ่งสามารถสรุปการออกแบบได้ดังนี้

1. การใช้อุปกรณ์ฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ เครือข่าย และอุปกรณ์อื่น ๆ ที่ต้องใช้ในระบบใหม่
2. การออกแบบข้อมูลนำเข้า (Input Design)
3. การออกแบบรายงานหรือผลลัพธ์ (Output Design)
            4. การออกแบบหน้าต่างการโต้ตอบกับผู้ใช้ (User Interface Design)
            5. การออกแบบฐานข้อมูล (Database Design)

            ขั้นตอนที่ 5 การพัฒนาระบบ
            การสร้างระบบหรือการพัฒนาระบบ คือ การเขียนโปรแกรมควบคุมการทำงานของเครื่องคอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์ใด ๆ เพื่อสั่งงานให้อุปกรณ์นั้น ๆ ทำงานตามที่ต้องการ ซึ่งดปรแกรมเมอร์จะเขียนโปรแกรมตามที่นักวิเคราะห์ระบบออกแบบไว้ หลังจากที่เขียนโปรแกรมเรียบร้อยแล้วจะต้องทดสอบโปรแกรมตามกระบวนการทำงานของระบบทั้งหมด ได้แก่ การใช้งานระบบการนำเข้าข้อมูล การแสดงผล ในการทดสอบนั้นต้องทำการทดสอบโดยการใช้ข้อมูลจริงที่ได้เตรียมไว้ ซึงจะทำให้ทราบว่าระบบสามารถทำงานได้ตรงตามความต้องการของผู้ใช้หรือไม่ หากระบบทำงานได้ดีแล้วผู้พัฒนาระบบจะต้องจัดทำคู่มือการใช้งานระบบและทำการติดตั้งระบบให้ผู้ใช้ได้ใช้งานจริงหลังจากนั้นจะเป็นการประเมินระบบจากผู้ใช้ว่าะบบสามารถทำงานได้ตรงตามความต้องการของผู้ใช้หรือไม่ หากยังไม่เป็นที่พึงพอใจของผู้ใช้ ผู้พัฒนาระบบจะต้องทำการปรับปรุงแก้ไขจนสามารถตอบสนองความต้องการของผู้ใช้

           ขั้นตอนที่ 6 การติดตั้งระบบ
           การติดตั้งระบบ เป็นการนำโปรแกรมที่พัฒนาขึ้นจากขั้นตอนที่ 5 มาติดตั้งในองค์กร เพื่อใช้งานจริง ทั้งนี้ในการใช้งานระบบใหม่ควรใช้ควบคู่ไปกับระบบการทำงานเดิมก่อน เพื่อป้องกันการผิดพลาดจากการทำงาน เพราะถึงแม้ว่าระบบหรือโปรแกรมที่พัฒนาขึ้นได้ผ่านการทดสอบแล้ว แต่ก็ไม่ได้หมายความว่าจะไม่มีข้อผิดพลาด ทั้งนี้ควรทดลองใช้โปรแกรมที่พัฒนาขึ้นควบคู่กับระบบการทำงานเดิมจนกว่าจะมั่นใจว่าระบบที่พัฒนาขึ้นไม่มีข้อผิดพลาดใด ๆ แล้ว

           ขั้นตอนที่ 7 การบำรุงรักษาระบบ
           การบำรุงรักษาระบบ คือ การดูแลบำรุงรักษาให้ระบบสามารถใช้งานได้นานที่สุด โดยจะต้องดูแลรักษาเครื่องคอมพิวเตอร์ โปรแกรมและอุปกรณ์ต่อพ่วงต่าง ๆ ที่ใช้ในระบบ ให้สามารถใช้งานได้ปกติ และถ้าในอนาคตเทคโนโลยีต่าง ๆ ได้เปลี่ยนแปลงไป ก็จะต้องสามารถปรับเปลี่ยนแก้ไขโปรแกรมหรือส่วนบกพร่องต่าง ๆ ให้สามารถรับความเปลี่ยนแปลงของเทคโนโลยีในอนาคตได้ ขั้นตอนนี้จึงถือเป็นขั้นตอนที่ใช้ระยะเวลายาวนานที่สุด

ใบความรู้ที่ 6 วงจรการวิเคราะห์ระบบ

วงจรการวิเคราะห์ระบบ

แนวคิด

                 การวิเคราะห์ระบบขององค์กรใด ๆ เพื่อพัฒนาระบบใหม่ขึ้นมาใช้งานนั้น นักวิเคราะห์ส่วนใหญ่นิยมใช้วงจรการวิเคราะห์ระบบงานหรือวงจรการพัฒนาระบบ (System Development Lift Cycle : SDLC) ในการศึกษาและวิเคราะห์ระบบการทำงานต่าง ๆ ขององค์กร ซึ่งการศึกษาตามขั้นตอนของวงจรการพัฒนาระบบจะทำให้นักวิเคราะห์ระบบทำงานเป็นลำดับขั้นตอน และหากเกิดข้อผิดพลาดในการวิเคราะห์ก็ง่ายต่อการกลับไปแก้ไข วงจรการพัฒนาระบบสามารถแบ่งออกเป็น 7 ขั้นตอนคือ การกำหนดปัญหา การศึกษาความเป็นไปได้ การวิเคราะห์ระบบ การออกแบบระบบ การพัฒนาระบบ การติดตั้งระบบ และการบำรุงรักษาระบบ การศึกษาความเป็นไปได้จะต้องศึกษาถึงความเป็นไปได้ด้านเทคนิค (Technically Feasibility )  ด้านการปฏิบัติ (Operational Feasibity)  และด้านเศรษฐกิจ (Economic Feasibility)   ทั้งนี้นักวิเคราะห์ระบบอาจใช้วิธีการเก็บรวบรวมข้อมูลที่หลากหลาย เช่น การสัมภาษณ์ การสังเกต การศึกษากับเอกสารการทำงาน รวมถึงการใช้แบบสอบถามการวิเคราะห์ระบบนั้นจะทำให้ระบบที่พัฒนาขึ้นสามารถตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ได้ดีและมีประสิทธิภาพ

สาระการเรียนรู้

      1.วงจรการพัฒนาระบบ SDLC                            4.หลักการศึกษาระบบงาน
      2.ขั้นตอนการพัฒนาระบบ                                   5.ประโยชน์ของการวิเคราะห์และออกแบบระบบ
      3.วิธีการพัฒนาระบบ


ผลการเรียนรู้ที่คาดหวัง

     1.สามารถอธิบายขั้นตอนการทำงานของวงจรพัฒนาระบบ ได้
     2.สามารถอธิบายขั้นตอนการพัฒนาระบบได้
     3.สามารถอธิบายวิธีการพัฒนาระบบได้
     4.สามารถอธิบายหลักการศึกษาระบบงานได้
     5.สามารถบอกประโยชน์ของการวิเคราะห์และออกแบบระบบได้


             การวิเคราะห์ระบบถือเป็นสิ่งที่จำเป็นอย่างยิ่งในการที่จะพัฒนาระบบงานใหม่ขึ้นมาใช้งานทั้งนี้เพื่อให้ระบบที่จะพัฒนาขึ้นสามารถตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ระบบได้ การพัฒนาระบบจะใช้หลักการพัฒนาตามวงจรการพัฒนาระบบ (System Devlopment Life Cycle : SDLC) โดยแบ่งขั้นตอนการทำงานออกเป็น 7 ขั้นตอนทำให้สามารถวิเคราะห์ข้อมูลได้อย่างเป็นลำดับขั้นตอน

วงจรการพัฒนาระบบ SDLC

วงจรการพัฒนาระบบ (System Development Life Cycle : SDLC) เป็นวงจรที่นักวิเคราะห์ระบบใช้กำหนดลำดับขั้นตอนการทำงานเพื่อให้ทราบว่าควรดำเนินการสิ่งใดก่อนและดำเนินการอย่างไร ทั้งนี้ในแต่ละลำดับขั้นตอนของวงจรการพัฒนาระบบ จะทำให้นักวิเคราะห์ระบบสามารถทราบถึงกระบวนการของระบบที่งานที่วิเคราะห์ เช่น ระบบทำอะไร (What) ทำโดยใคร (Who) ทำเมื่อไร (When) และทำอย่างไร (How) รวมทั้งทราบถึงปัญหาและความต้องการของระบบใหม่ที่กำลังจะพัฒนา เมื่อพัฒนาระบบจะต้องทำอย่างไร จึงจะได้ระบบที่สามารถใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพและตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ได้ ถ้านักวิเคราะห์ระบบดำเนินการตามขั้นตอนใดขั้นตอนหนึ่งไปแล้วเกิดความผิดพลาดก็สามารถกลับไปแก้ไขในลำดับขั้นตอนที่ผิดพลาดได้ซึ่งสามารถแบ่งวงจรการพัฒนาระบบแบ่งได้ 7 ขั้นตอนดังนี้
1. การกำหนดปัญหา 2. การศึกษาความเป็นไปได้ 3. การวิเคราะห์ระบบ 4. การออกแบบระบบ 5. การสร้างระบบหรือพัฒนาระบบ 6. การติดตั้งระบบ 7. การประเมินและการบำรุงรักษาระบบ

ใบความรู้ที่ 5 ชนิดของระบบสารสนเทศ

ระบบสารสนเทศสามารถแบ่งตามการใช้งานได้ ดังนี้

1.ระบบประมวลผลรายการประจำวัน (Transaction Processing Systems : TPS)

เป็นการประมวลผลข้อมูลในธุรกิจประจำวันหรือเรียกอีกอย่างหนึ่งว่าระบบปฏิบัติงาน(Operational Systems) เช่น การบันทึกการขายสินค้าให้กับลูกค้าแต่ละคน ในแต่ละวัน ซึ่งข้อมูลที่ได้จากการทำงานจะเก็บบันทึกไว้ เพื่อใช้ดำเนินการอื่น ๆ ต่อไป

2.ระบบสารสนเทสเพื่อการจัดการ (Management Information Systems : MIS)

เนื่ิองจากคอมพิวเตอร์สามารถทำงานได้มากกว่า การจัดเก็บข้อมูล การค้นหาข้อมูล ตามระบบการประมวลรายการประจำวัน ดังนั้นสารสนเทศเพื่อการจัดการจึงเป็นระบบที่นำข้อมูลที่ได้จากระบบประมวลรายการประจำวัน มาคำนวหรือเปรียบเทียบข้อมูลเพื่อให้ได้สารสนเทศที่ต้องการ เช่น รายงานรายได้ รายงานสินค้าขายดี เป็นต้น ทั้งนี้อาจจัดทำในรูปแบบรายงานให้เป็นแบบข้อมูล หรือกราฟก็ได้

3. ระบบสำนักงานอัตโนมัติ (Office Information System/Office Automation System : OIS/OAS)

เป็นระบบที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานด้วยดปรแกรมสำเร็จรูปต่าง เช่น โปรแกรมประมวลผลคำ โปรแกรมตารางงาน โปรแกรมนำเสนอข้อมูล โปรแกรมเว็บบราวเซอร์ เป็นต้น บางระบบได้นำโปรแกรมที่สามารถ Create , Store , Modify, Display ข้อมูลและสารสนเทศที่ต้องการได้ และติดต่อระหว่างธุรกิจโดยใช้เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์และเทคโนโลยีการสื่อสารเข้ามาช่วย

4.ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support Systems : DSS )

เป็นระบบที่ตอบสนองความต้องการของผู้บริหารซึ่งจะนำข้อมูลหรือสารสนเทสจากระบบการประมวลรายการประจำ (TPS) และระบบสารสนเทสเพื่อการจัดการ (MIS) มาปรับเปลี่ยนหรือแก้ไขเพื่อให้ได้สารสนเทศทางสถิติที่ต้องการซึ่งอาจนำข้อมูลภายนอกมาประกอบการพิจารณาในแต่ละทางเลือกเพื่อให้ได้ทางเลือกที่ดีสุด เช่น การนำข้อมูลราคาผลิตภัณฑ์ของคู่แข่งมาประกอบเป็นต้น

5. ระบบสนับสนุนผู้บริหารระดับสูง (Executive Support : ESS)

เป็นระบบที่ตอบสนองความต้องการของผู้บริหารระดับสูงซึ่งส่วนใหย่การตัดสินใจของผู้บริหารจะเป็นการตัดสินใจแบบเชิงกลยุทธ์และเชิงนโยบาย และมักเป็นแบบไม่เป็นโครงสร้าง ดังนั้นสารสนเทศที่ผู้บริหารต้องการจะต้องค้นคืนได้จากระบบงานของตนเองและจากแหล่งข้อมูลภายนอก เช่น ราคาหุ้น หรือแนวโน้มของเศรษฐกิจ เป็นต้น

6. ระบบผู้เชี่ยวชาญ(Expert System : ES)
ระบบผู้เชี่ยวชาญ หรือเรียกอีกอย่างหนึ่งว่า ระบบฐานความรู้ (Knowledge Base) ซึ่งจัดเป็นสาขาหนึ่งของระบบปัญญาประดิษฐ์ (Artificial intelligence : Al) เป็นระบบที่ให้คอมพิวเตอร์คิดเอง โดยสามารถรับรู้ถึงเหตุผลและเข้าใจ เช่นเดียวกับมนุษย์ทั้งนี้ระบบกล่าวมนุษย์จะเป็นคนเขียนเงื่อนไขหรือการคำนวณที่ซับบซ้อน สั่งงานให้คอมพิวเตอร์สามารถคิดเองได้ และระบบผู้เชียวชาญยังหมายถึงระบบที่ใช้รวบรวมความรู้ของผู้เชี่ยวชาญในสาขาใดสาขาหนึ่งของผู้เชียวชาญนั้นไว้ จากนั้นนำหลักการและประสบการณ์ผู้เชียวชาญนั้นมาประยุกต์ให้เกิดประโยชน์ในด้านนั้น ๆ เช่น การวิเคราะห์ทางการเงิน การวิเคราะห์ทางการแพทย์ เป็นต้น

ใบความรู้ที่4 คุณสมบัติของสารสนเทศที่ดี

                                คุณสมบัติของสารสนเทศที่ดี

               1. มีความเที่ยงตรง ( Accuracy) หมายถึง สารสนเทศที่ดีจะต้องมีความถูกต้อง สมบูรณ์และปลอดภัย ทั้งนี้การที่จะได้มาซึ่งความเที่ยงตรงของสารสนเทศนั้นจะต้องมีความถูกต้องตั้งแต่การป้อนข้อมูลที่ถูกต้องด้วย เช่น การคำนวณเกรดของวิชาการวิเคราะห์และออกแบบระบบถ้าครูผู้สอนบันทึกคะแนนเก็บผิดจะส่งผลให้เกรดผิดไปด้วย ดังนั้นสารสนเทศที่ได้จึงไม่มีความเที่ยงตรงเนื่องจากไม่ถูกต้อง เป็นต้น

               2. ตรงกับความต้องการ (Relevancy)  หมายถึง สารสนเทศที่ได้ จะต้องสามารถนำมาใช้ประโยชน์ได้ตรงความต้องการ เพราะถ้าสารสนเทศมีจำนวนมากแต่ไม่สามารถนำมาเป็นข้อมูลในการตัดสินใจได้ สารสนเทศนั้นก็ไม่มีประโยชน์อะไร เช่น ผู้บริหารต้องการรายงานกำไร / ขาดทุน ประจำเดือนมิถุนายน พ.ศ. 2550 เพื่อต้องการทราบว่าเดือนมิถุนายน พ.ศ.2550 ได้กำไรหรือขาดทุนเท่าไหร่ ทั้งนี้ข้อมูลดังกล่าวอาจใช้ในการบริหารธุรกิจอื่น ๆ ด้วย แต่สารสนเทศที่ได้รับเป็นรายงานสินค้าคงเหลือ รายงานรายจ่าย และรายงานสินค้าที่ขายดี 3 อันดับแรก แต่ผู้บริหารต้องการทราบกำไรขาดทุน ดังนั้นสารสนเทศที่เสนอให้กับผู้บริหารจะมีจำนวนมากเพียงใด ถ้าไม่ตรงกับความต้องการของผู้บริหารก็ไม่เกิดประโยชน์

                  3.ทันเวลาต่อการนำไปใช้ให้เกิดประโยชน์ (Timeliness) หมายถึง  สารสนเทศที่สามารถใช้งานให้เกิดประโยชน์สูงสุด ส่วนหนึ่งก็คือการที่ได้รับสารสนเทศทันต่อการใช้งาน เช่น ผู้บริหารต้องการทราบว่าช่วงเทสการสงการณต์ ปี่ 2549 สินค้าใดขายดีที่สุด เพื่อที่จะได้นำมาเป็นสารสนเทศในการตัดสินใจหรือวางกลยุทธ์ทางการตลาดว่า ปี 2550 จะจักซื้อสินค้าใดจำนวนเท่าไหร่มาจำหน่ายแต่ถ้าได้รับสารสนเทศวันที่ 30 เมษายน 2550 สารสนเทศนั้นก็จะไม่มีประโยชน์ใด ๆ เนื่องจากเกินกำหนดเวลาที่จะใช้งาน

ใบความรู้ที่3 ข้อมูล/สารสนเทศ และระบบสารสนเทศ

                          ข้อมูล (Data) หมายถึง ข้อเท็จจริง ที่เกิดจากการกระทำสิ่งใดสิ่งหนึ่ง หรืออาจเรียกอีกอย่างหนึ่งว่า ข้อมูลดิบ (Raw data) ซึ่งข้อมูลดิบนั้นจะเป็นข้อมูลที่ยังไม่ได้ผ่านการประมวลผลใด ๆ และยังไม่สามารถใช้เป็นข้อมูลในการตัดสินใจ ซึ่งข้อมูลหรือข้อมูลดิบ (Row Data) อาจจะอยู่ในรูปแบบของตัวอักษร ตัวเลข รูปภาพ หรือเสียง เป็นต้น
                         สารสนเทศ (Information) หมายถึง การนำข้อมุลที่รวบรวมได้จากการกระทำของสิ่งใดสิ่งหนึ่ง มาประมวลผลด้วยวิธีการใด ๆ ที่เหมาะสม เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ต้องการและถูกต้องซึ่งผลลัพธ์นั้นเรียกว่า สารสนเทศ (Information) ยกตัวอย่างเช่น การนำคะแนนเก็บในแต่ละครั้งของวิชาการวิเคราะห์และออกแบบระบบมาประมวลผลด้วยมือหรือประมวลผลด้วยคอมพิวเตอร์ซึ่งสามารถทำให้ทราบว่านักศึกษาคนใดได้เกรดเท่าไหร่ เกรดจึงถือได้ว่าเป็นสารสนเทศของการเรียนวิชาการวิเคราะห์และออกแบบระบบ

               ทั้งนี้สารสนเทศของสิ่งใดสิ่งหนึ่งอาจใช้เป็นข้อมูลในการหาสารสนเทศอื่นอื่นก็ได้  เช่น  เกรดของวิชาการวิเคราะห์และออกแบบระบบ จะใช้เป็นข้อมูลสำหรับการคำนวณหาเกรดเฉลี่ยสะสมของเทอมที่เรียน ดังนั้น จึงถือได้ว่า เกรดเป็นข้อมูล และเกรดเฉลี่ยสะสมเป็นสารสนเทศ เป็นต้น

                     

                      

     เทคโนโลยีสารสนเทศ (Information Technology : IT) หมายถึง การใช้เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์มาผสมผสานกับเทคโนโลยีการสื่้อสาร เพื่อให้ได้มาซึ่งสารสนเทศที่ต้องการ ซึ่งสารสนเทศที่ได้อาจจะอยู่ในรูปแบบของข้อความ ตัวเลข รูปาพ ภาพเคลื่อนไหว และเสียง เป็นต้น   

      ระบบสารสนเทศ (Information System) 

      ระบบสารสนเทศ เป็นระบบที่ใช้ประมวลผลข้อมูลด้วยวิธีการใดๆเพื่อให้ได้มาซึ่งสารสนเทศที่ต้องการซึ่งในปัจจุบันธุรกิจหรือองค์การต่างๆส่วนใหญ่ได้นำเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาช่วยในกระบวนการทำงานของระบบสารสนเทศ ทั้งนี้เพื่อให้ได้สารสนเทสที่ถูกต้อง รวดเร็วทันต่อการใช้งาน

                 เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์และเทคโนโลยีสารสนเทศ ถือได้ว่าเป็นเทคโนโลยีที่ได้รับความนิยมเป็นอย่างมากในการจัดการกับระบบสารสนเทศ เนื่องจากสามารถเก็บข้อมูล ประมวลผลข้อมูล และค้นคืนสารสนเทศที่ต้องการได้อย่างถูกต้องและรวดเร็ว องค์ประกอบของระบบสารสนเทศมี 5 ส่วน คือ

        1.  ข้อมูลดิบ (Data)

        2.  บุคลากรทางคอมพิวเตอร์ (People)

        3.  กระบวนการทำงาน (Procedures)

        4.  ฮาร์ดแวร์ (Hardware)

        5.  ซอฟต์แวร์ (Software)

ใบความรู้ที่ 2 ระบบงานธุรกิจ

                    ระบบธุรกิจ หมายถึง องค์การใด ๆ ที่ก่อตั้งขึ้น โดยมีจุดประสงค์เพื่อแสวงหาผลกำไร      เป็นสำคัญ ซึ่งองค์การดังกล่าว อาจอยู่ในรูปแบบของกิจการเจ้าของคนเดียว บริษัท ห้างหุ้นส่วนสามัญ  หรือห้างหุ้นส่วนนิติบุคคล เป็นต้น
                    ธุรกิจสามารถแบ่งตามลักษณะการดำเนินงาน ได้ 3 ประเภท ดังนี้
                    1. การพาณิชย์ (Commerce)หมายถึง ธุรกิจที่ดำเนินการด้านการในประเภทการซื้อ ขาย แลกเปลี่ยน เช่น การค้าปลีก การค้าส่ง ตัวแทนจำหน่าย เป็นต้น
                    2. การอุตสาหกรรม  (Industry) หมายถึง ธุรกิจที่ดำเนินการด้านการผลิต เช่น อุตสาหกรรมการผลิตรถยนต์ อุตสาหกรรมเครื่องจักร อุตสาหกรรมเคมี และอุตสาหกรรมสินค้าสำเร็จรูป เป็นต้น
                    3. การบริการ (Services) หมายถึง ธุรกิจที่ดำเนินการให้บริการแก่ลูกค้า สินค้าไม่มีมูลค่าทางเศรษฐกิจ ไม่มีตัวตน และไม่สามารถคืนได้ เช่น โรงภาพยนต์ การท่องเที่ยว การโรงแรม ร้านเสริมสวย เป็นต้น

                    กรณีศึกษาระบบงานธุรกิจของร้านค้าแห่งหนึ่ง
           ร้านค้าแห่งนี้เป็นร้านค้าขนาดเล็ก จำหน่ายสินค้าประเภทขนม เครื่องดื่ม ของใช้ในชีวิตประจำวัน และสินค้าเบ็ดเตล็ดให้กับลูกค้าทั่วไป ซึ่งมีรายละเอียดการดำเนินการธุรกิจดังนี้

                       1. ขั้นตอนการสั่งซื้อสินค้า
                           การสั่งซื้อสินค้าเป็นขั้นตอนแรกในการดำเนินธุรกิจด้านการขาย เพราะไม่ว่าจะเป็นธุรกิจที่เปิดกิจการใหม่หรือดำเนินกิจการมาแล้วหลายปี ก่อนที่จะดำเนินการขายสินค้า แน่นอนจะต้องมีสินค้าเพื่อขายในร้าน ซึ่งถ้าเป็นกรณีไม่ใช่เปิดกิจการใหม่ ทุก ๆ วันจะต้องตรวจนับสินค้าในสต็อกสินค้าว่าสินค้าแต่ละประเภทแต่ละยี่ห้อมีจำนวนคงเหลือเท่าไหร่ ถ้าสินค้าใดหมดหรือมีจำนวนเหลือน้อย ก็จะทำใบสั่งซื้อไปยังผู้จำหน่ายเพื่อสั่งซื้อสินค้า ตามตัวอย่างดังรูป

                 

                       เมื่อผู้จำหน่ายสินค้าได้รับใบสั่งซื้อสินค้า ก็จะส่งสินค้าพร้อมใบส่งของมาให้ เมื่อทางร้านได้รับสินค้าแล้วจะต้องตรวจนับสินค้าว่าตรงตามใบสั่งหรือไม่ ถ้ามีจำนวนสินค้าไม่ครบหรือมีสินค้าที่ไม่ตรงตามใบสั่งซื้อ ก็จะแจ้งไปให้ผู้จำหน่ายสินค้าทราบ แต่ถ้าสินค้าครบตามจำนวนก็จะเก็บเข้าร้านเพื่อขายต่อไป ตามผังงานดังรูป

                 2. ขั้นตอนการขายสินค้า
เมื่อมีสินค้าเพื่อขายแล้ว ขั้นตอนต่อไปก็คือการขายสินค้า ซึ่งการขายสินค้าในร้านสะดวกซื้อทั่วไปจะขายเฉพาะเงินสด และทุกครั้งที่ขายสินค้าจะออกใบเสร็จให้กับลูกค้า

                   3. การจัดทำบัญชี
                       ปกติการจัดทำบัญชีจะต้องจัดทำเป็นประจำ เช่น การลงบันทึกการขายสินค้าในแต่ละวันหรือการบันทึกการสั่งซื้อสินค้าแต่ละครั้ง แต่การจัดทำบัญชีดังกล่าวยังไม่สามารถสรุปผลการดำเนินงานได้ ดังนั้นเมื่อสิ้นเดือบนเจ้าของกิจการจะจัดทำบัญชีต่าง ๆ เช่น รายงานกำไร/ขาดทุน รายงานสินค้าขายดี รายงานสินค้าคงเหลือ เป็นต้น ทั้งนี้เพื่อจะเป็นข้อมูลในการบริหารธุรกิจต่อไป 

                        ตัวอย่างการจัดทำรายงานกำไร/ขาดทุน
                        การจัดทำรายงานกำไร/ขาดทุน จะตรวจสอบการขายสินค้าทั้งหมดของเดือนนั้น ๆ ว่า ได้เงินเท่าไหร่ (รายรับ) และตรวจสอบรายจ่าย จากการซื้อสินค้าและรายจ่ายอื่น ๆ เช่น ค่าขนส่งสินค้า เงินเดือนพนักงาน เป็นต้น จากนั้นนำมาคำนวณหากำไร/ขาดทุน ดังนี้ กำไร/ขาดทุน = รายรับ - รายจ่าย

ใบความรู้ที่ 1 ความหมายของระบบ

                         คำว่า ระบบ มักถูกนำมาใช้กับหลายสิ่งที่มีกระบวนการทำงานร่วมกันและเกี่ยวข้องกัน     เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์เดียวกัน เช่น ระบบคอมพิวเตอร์ ระบบธุรกิจ ระบบราชการ ระบบการเรียนการสอน และระบบการหายใจ เป็นต้น ดังนั้นเพื่อให้เข้าใจในความหมายของระบบมากขึ้น จึงสามารถสรุปความหมายของระบบได้ ดังนี้
                    ระบบ หมายถึง กระบวนการทำงานของสิ่งใดสิ่งหนึ่ง ซึ่งประกอบด้วยองค์ประกอบหลาย ๆ ส่วนที่ทำงานร่วมกันและมีความสัมพันธ์กัน เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์เดียวกัน เช่น ระบบการผลิตสินค้า จะประกอบด้วยองค์ประกอบหลัก ๆ 3ส่วน คือ บุคลากร วัตถุดิบ เครื่องจักรที่ใช้ผลิต ซึ่งแต่ละส่วนจะต้องทำงานร่วมกัน เพื่อผลิตสินค้าให้ได้ตามที่ต้องการ